AFFINER

rechercher une formation

FERMER
Formation metier certifiante

Responsable services généraux : Un manager multi-compétences

Objectifs

Cette formation métier certifiante vous amène à appréhender l'ensemble des missions et du quotidien d'un responsable des services généraux. Ces 13 jours vous permettent d'acquérir les outils et les méthodes d'animation de la relation clients et de la relation avec les prestataires, d'optimiser les compétences internes et les ressources externes et de cerner les incontournables de la réglementation. Vous pourrez affirmer pleinement votre fonction au sein de l'entreprise.

Prérequis

Aucun prérequis pour suivre cette formation qui s’adresse autant aux managers des services généraux ayant une expérience et qui veulent renforcer leurs connaissances qu’à ceux qui veulent orienter leur carrière vers cette fonction.

Module 1 : Acquérir les bases fondamentales de la fonction

  • Impacts de l’économie et de l’environnement de l’entreprise sur la mutation des services généraux
    • Observer les changements et les évolutions de la fonction
    • Considérer les nouvelles mutations de la fonction
    • Intégrer la nécessité de s’adapter à son entreprise pour contribuer à la stratégie
    • Appréhender les enjeux de réduction et d’optimisation des coûts
    • Etude de cas sur l’externalisation
  • Comprendre l’interaction entre la mission des services généraux et le climat social de l’entreprise
    • Cerner la problématique des services généraux liée à la caractéristique de leurs missions
    • Comprendre le rôle d’interface des services généraux
    • Identifier les moyens qu’ils gèrent
    • Conjuguer la satisfaction des clients internes avec le politique de l’entreprise
    • Conduire les objectifs de l’équipe en tenant compte du facteur humain
    • Les conséquences du climat social sur la santé morale au travail
    • Repérer les facteurs de risques psychosociaux 
    • Les nouveaux aménagements bénéfiques au travail apportés par les services généraux
    • La relation de confiance entre les collaborateurs de l’entreprise et les services généraux
    • Sensibiliser son équipe à la relation « clients » internes
    • Etude de groupe : renforcer l’image interne des services généraux pour optimiser leurs actions
    • Scénarios : mise en situation selon différentes situations présentées
  • Communiquer et valoriser le travail de son équipe
    • Exporter la communication vers les autres services de l’entreprise
    • Communiquer la mission et les actions des services généraux
    • Conduire le changement tout en obtenant l’adhésion des clients internes

Module 2 : Maitriser les règles de managment d'une équipe

  • Utiliser les outils de management pour piloter les services généraux
    • Les moyens et les techniques fiables pour optimiser l’action des services généraux
    • Les tableaux de bord opérationnels comme outils d’aide à la décision
    • Le planning de Gantt comme un outil de pilote de projet
    • Exercices de mise en application : Gantt, tableaux de bord, feuille de route
  • Rôle du manager des services généraux
    • Réussir le pilotage des services généraux
    • Comprendre le comportement des individus dans les groupes/équipes
  • Appréhender les différents styles de management
    • La définition du management selon les différents courants théoriques
    • Les différentes approches du Leadership : K. Lewin et House
    • Le management par les objectifs
    • Le management par les compétences
    • Exercices d’application : pyramide des besoins, grille du leadership
  • Diriger son équipe en intégrant les nouvelles disciplines du management
    • Intégrer la démarche de RSE à son management
    • Connaître les outils appropriés au concept RSE pour les services généraux et pour l’entreprise
    • La lutte contre les discriminations
    • Le rôle du manager face aux risques psychosociaux de son équipe
  • Conduire les entretiens individuels annuels

Module 3 : Appréhender les fondamentaux du marché de l'immobilier

  • Le marché de l’immobilier
    • Le management d’un projet de construction
    • Le processus de réalisation du projet
    • Les différents types de construction
    • Les ratios et les indicateurs de coût
  • Maintenance des bâtiments
    • Le patrimoine immobilier
    • L'essentiel du langage graphique du bâtiment
    • Les normes de maintenance et les exigences réglementaires
    • Les techniques de maintenance préventive, curative
    • Les indicateurs de performance
    • L’exploitation et les coûts globaux

Module 4 : Connaître la réglementation en vigueur

  • Identifier les différentes sources de droit entourant la mission des Services Généraux
  • Mettre en œuvre une délégation de pouvoir ou de responsabilité :
    • Définition et champs d’application de la délégation de pouvoir
    • Les responsabilités civiles et pénales : qui et comment
  • Communiquer avec les IRP :
    • Connaître les différentes IRP et leurs missions respectives
    • Savoir ce qu’est un délit d’entrave et comment intervient-il
    • Les obligations légales d’information
  • Le Code du Travail au cœur des Services Généraux
  • Exercices de mise en application : renseigner un DUER, compléter un plan d’évacuation incendie, créer des protocoles sanitaires et d’hygiène pour son entreprise 
  • Les autres Codes intéressants les Services Généraux :
    • Connaître les textes du Code de l’environnement du Code de la Santé publique
    • Intégrer les responsabilités liées à la protection de l'environnement et au développement durable
    • Appliquer les règles d’urbanisme dans les projets d’aménagent de site
  • Savoir orienter sa recherche et mettre à jour ses bases de données :
    • Identifier les sources de droits fiables et performantes
    • Savoir à qui s’adresser pour obtenir les bonnes informations
  • Connaître les règles entourant l’hygiène et la santé au travail
  • Connaître les règle entourant l’article L1224-1 du code du travail pour un prestataire de service : que faire en cas d'inexécution du contrat par votre prestataire de service

Module 5 : Optimiser les achats des services généraux     

  • Identifier les besoins :
    • Cerner le besoin de l’utilisateur et rassembler tous les éléments pour définir l’achat
    • Comprendre les freins à la compréhension de deux interlocuteurs
    • Répondre au juste besoin par le juste coût
    • Savoir calculer les indices de prix et de volume
    • Exercice : à partir d’exemples, cerner les besoins d’un utilisateur
    • Exercice : savoir dire non en respectant son client interne et en faisant preuve d’empathie 
  • Connaitre l’état du marché des fournisseurs :
    • Identifier les meilleures pistes, salons et revues pour trouver les fournisseurs performants
    • Utiliser des méthodes de choix objectives
  • Rédiger un cahier des charges fonctionnel :
    • Décrire étape par étape le besoin
    • Intégrer les critères de choix indispensables
    • Hiérarchiser les critères de sélection
    • Savoir intégrer de possibles garanties ou pénalités
    • Exercice : mettre en forme un cahier des charges à partir d’informations données par l’intervenant 
  • Savoir négocier pour optimiser ses achats :
    • Utiliser la règle des 4 C en négociation
    • Connaître l’objectif à atteindre
    • Utiliser le non verbal pour renforcer sa négociation
    • Exercice jeux de communication : mise en situation d’une négociation
  • Concevoir des outils performants pour gérer ses achats :
    • Elaborer des tableaux de bord
    • Mettre en place des outils de mesure de la performance des achats
    • Construire des bases de données à l’aide des factures et bons de commandes
    • Exercice : construire un tableau de bord efficace 
  • Connaitre l'impact des nouvelles technologies achats :
    • Considérer les différents concepts de e-commerce, e-achats, e-procurement, les avantages et leurs limites
    • Appréhender le sourcing et les achats en ligne

Module 6 : Optimiser les surfaces et organiser les déménagements

  • Définir les étapes d’un déménagement conforme aux attentes de l’entreprise et adéquates à la législation :
    • Connaitre les règles entourant le déménagement de salariés
    • Transmettre les informations légales aux IRP
    • Convoquer et consulter le CHSCT
    • Organiser une information claire et l’interface avec les services de RH
  • Mettre en œuvre les règles de sécurité :
    • Travailler avec les responsables sécurité au plan de prévention des risques
    • Identifier les impératifs d’évacuation incendie et tenir à jour les guide de sécurité
    • Sécuriser les sites, les biens de l’entreprise et des salariés
  • Construire un cahier des charges performant :
    • Identifier le budget global, comprendre les besoins
    • Tenir compte des critères de couts directs et indirects
    • Définir les critères de choix du prestataire
    • Mettre en forme un cahier des charges pertinent
    • Exercices de mise en application : construire un cahier des charges étape par étape  
  • Communiquer autour du projet pour obtenir l’adhésion de tous
  • Choisir les outils de pilotage du projet :
    • Feuille de route, planning de Gantt, tableau de suivi, tableau de bord…
    • Exercices de mise en application : Gantt, tableaux de bord, feuille de route… 
  • Construire le schéma du projet :
    • Définir et identifier les besoins intrinsèques de chaque
    • Répartir les moyens ou surfaces selon les besoins
    • Vérifier la mise en adéquation des plans, demandes, besoins ….
  • Formaliser les modalités du déménagement dans une procédure concise :
    • Définition d’une procédure, son rôle
    • Les étapes de construction d’une procédure
    • Exercices de mise en application : Gantt, tableaux de bord, feuille de route

Module 7 : Examen

  • Evaluation des connaissances théoriques par un QCM
  • Evaluation pratique par un cas d’application de mise en situation

La réussite aux deux évaluations vous permet d'obtenir le Certificat d'Acquis Professionnels "Responsable services généraux : un manager multi-compétences".

  • Animation thématique par des formateurs experts dans leur domaine d’intervention
  • Cycle participatif favorisant l’échange entre les participants, illustré par des exemples concrets, des mises en situation
  • Etudes de cas et exercices d’application : externalisation, pyramide des besoins, grille du leadership, Gantt, tableaux de bord, feuille de route, élaboration d’un tableau de bord...
  • Responsables des services généraux en poste ou en prise de poste
  • Responsables de site / Responsables maintenance / Responsables immobilier
  • Gestionnaires techniques de patrimoine

ILE DE FRANCE:

  • module 1 : 17 octobre - 18 octobre
    module 2 : 19 octobre - 20 octobre
    module 3 : 14 novembre - 15 novembre
    module 4 : 16 novembre - 17 novembre
    module 5 : 05 decembre - 06 decembre
    module 6 : 07 decembre - 08 decembre
    module 7 : 21 decembre - 21 decembre

Thèmes liés à cette formation

Certificats

Vos savoir-faire et votre expérience professionnelle sont reconnus par des organismes certificateurs indépendants : ICA et IRCA pour les auditeurs, LSTI pour les spécialistes en systèmes d’information, AFNOR Certification… et valorisés par un Certificat d’Acquis Professionnels ou une certification de personnes.

  • Code C4012
  • Tarif: 4590€ HT
    Durée : 13 jours
  • M'inscrire

Demande de devis

Dates et lieux à sélectionner

ILE DE FRANCE

  • module 1 : 17 octobre - 18 octobre
    module 2 : 19 octobre - 20 octobre
    module 3 : 14 novembre - 15 novembre
    module 4 : 16 novembre - 17 novembre
    module 5 : 05 decembre - 06 decembre
    module 6 : 07 decembre - 08 decembre
    module 7 : 21 decembre - 21 decembre

Partagez sur les réseaux sociaux

Formateur

  • Formatrice consultante spécialisée Services Généraux à la suite d’un parcours de 20 années d’expérience en entreprise
  • Expert reconnu dans le domaine de la logistique et de la planification de projet avec plus de 30 ans d'expérience en entreprise et à travers les différents métiers et postes qu'il a tenu